Con la presente call si ricercano soggetti con cui costruire partnership e collaborazioni per eventi di interesse turistico diretto, in programma nel 2021 e/o nel 2022 (compatibilmente con l’evoluzione della situazione pandemica).

Per le azioni di cui al presente paragrafo, il CDA della Fondazione Arezzo Intour ha stanziato – per il solo anno 2021- un budget di € 25.000,00 al lordo di oneri e imposte. Le misure saranno rendicontate all’Amministrazione Comunale di Arezzo, socia fondatrice della Fondazione, nell’ambito del progetto “Arezzo non molla e riparte”.

Forma della procedura di indagine conoscitiva e contenuti della stessa

La Fondazione predispone una procedura aperta con la quale invita tutti gli operatori economici interessati (intendendo per tali ogni persona fisica o giuridica e/o ente -comprese imprese, succursali, filiali, partenariati, società cooperative, società a responsabilità limitata, università pubbliche o private e altre forme di enti – in grado di offrire sul mercato la realizzazione di lavori, la fornitura di prodotti o la prestazione di servizi) a presentare eventi, manifestazioni o servizi che abbiano come scopo la crescita turistica di Arezzo.

La procedura di presentazione delle proposte – esclusivamente digitale – dovrà contenere:

1. anagrafica del soggetto presentatore;

1. presentazione libera dell’evento proposto;

1. tempistica dell’evento proposto (se è a data unica o prevede più date);

1. sostenibilità economica dell’iniziativa proposta o partecipata;

1. note sulle possibili ricadute turistiche (dirette e indirette);

1. possibili vantaggi economici per la città di Arezzo;

1. altre informazioni di interesse.

La Fondazione garantirà per ciascuna delle proposte pervenute una valutazione professionale e trasparente. A tal fine verrà individuato un nucleo di valutazione, che analizzerà le proposte in ordine cronologico di presentazione. Qualora fosse necessario il nucleo di valutazione potrà convocare il soggetto proponente per acquisire ulteriori informazioni utili alla miglior comprensione e al successivo esame della proposta.

Il progetto verrà valutato sui seguenti aspetti:

1. la fattibilità tecnica;

1. l’autonomia e la capacità del soggetto ad organizzare l’evento;

1. le potenzialità turistiche (presenze generate, presenza generabili, potenzialità di aumento dell’indice di permanenza turistica);

1. le potenzialità comunicative;

1. la capacità di fare squadra con altri attori del turismo locale (ad esempio: tour operator, musei, alberghi, ristoranti, soci della Fondazione e altri attori e attrattori della filiera turistica);

1. il piano o la proposta economica richiesta;

1. il ritorno economico diretto e indiretto per il territorio.

Il nucleo di valutazione potrà inoltre richiedere integrazioni documentali, informative e referenze e approfondirà gli aspetti di interesse sui quali eventualmente sviluppare una sinergia con la Fondazione.

Nello specifico – a fronte dell’eventuale intervento economico – la Fondazione potrà stabilire che il progetto:

1. entri a far parte del catalogo dell’offerta turistica di territorio;

1. preveda la licenza assoluta di promuovere marchio logo e grafica per attrazione turistica;

1. possa prevedere la possibilità di creare merchandising di destinazione;

1. possa prevedere la possibilità di promuovere pacchetti turistici specifici o altre attività che la stessa Fondazione riterrà di interesse;

1. possa prevedere l’utilizzo del sistema di biglietteria, ove l’evento abbia un biglietto di ingresso.

Al termine di questo esame tecnico il coordinatore dei progetti della invierà una relazione finalizzata ad assistere il Consiglio di Amministrazione della Fondazione ad investire le risorse disponibili con ipotesi di suddivisione del budget assegnato. In questa stessa relazione saranno esplicitati i motivi sia dell’accoglimento della partnership commerciale, sia quelle che ne abbino determinato l’esclusione.

Il Cda nella delibera di approvazione della relazione sopra citata darà dunque mandato al Direttore di avviare le fasi tecnico negoziali per stipulare gli accordi necessari per l’attuazione delle attività selezionate.

Si specifica a tal riguardo che la Fondazione non potrà prevedere per eventi collaborati o sostenuti, anche tramite idonei accordi privatistici di partnership, ulteriori aiuti e/o richieste che comportino costi diretti o indiretti non previsti e non richiesti dagli operatori economici in fase di presentazione o di approfondimento operativo.

Per gli eventi in collaborazione o supportati non potranno essere richiesti a questa Fondazione, agevolazioni o esenzioni proprie delle potestà autorizzative e regolamentari di altri enti o organismi, cui rimane obbligo al soggetto organizzatore avanzare richieste agli enti concessori o autorizzatori.

Il Direttore della Fondazione a seguito dell’approvazione della relazione, si confronterà con il coordinatore dei progetti, i Project manager e gli uffici amministrativi della Fondazione e provvederà alla stesura della proposta di affidamento e/o di partnership con l’operatore economico individuato. Il contratto allegato avrà natura negoziale e commerciale e dovrà tenere conto delle valutazioni e condizioni definite durante l’esame di interesse e dal CDA e comunque emerse nella relazione approvata. Una volta stabilita la partnership sarà dunque siglata idonea scrittura negoziale di diritto privato la cui perfezione significherà l’ingresso di questo evento nel catalogo turistico della destinazione turistica della Città di Arezzo. La stessa dovrà rispettare nella stesura contrattuale le condizioni che emergeranno dalla valutazione a carico dell’operatore economico prevedendo, del caso, delle forme di finanziamento in più tranche stabilendo che saranno collegate al raggiungimento di obiettivi turistici specifici che saranno preventivamente comunicati all’operatore e inseriti nella proposta di accordo negoziale.

La non sottoscrizione del contratto da parte dell’operatore economico sarà assimilata a rifiuto, e quindi a rinuncia a proseguire, perfezionandosi la procedura alla stipula del contratto tra le parti: a tal riguardo si intendono tutte le attività precedenti, compresa la delibera di CDA di approvazione della relazione, come elementi propedeutici alla perfezione della procedura, non facendo sorgere obblighi gestionali o negoziali in capo alle parti.

La partnership ha natura economica e di valorizzazione turistica del territorio. La Fondazione disciplinerà con accordi che potranno disciplinare anche gli aspetti organizzativi dell’evento e la sua realizzazione, con le modalità e condizioni approvate nella relazione dal nucleo di valutazione. I costi complessivi dell’iniziativa finanziata o supportata, compresi quelli per le necessarie autorizzazioni (permessi, nulla osta suola pubblico, eventuale previsione di costi di sicurezza e di protocolli antipandemici), saranno da prevedere nel piano economico finanziario definitivo che emergerà durante i colloqui con il team di valutazione e rimarranno a carico del soggetto presentatore e organizzatore. Nel caso di partnership economica verrà comunque richiesta una rendicontazione dei costi consuntivi e nei contratti singoli saranno disciplinati le casistiche di scostamento tra i costi preventivati e quelli realmente sostenuti.

Valutazione finale e consolidamento catalogo eventi

La Fondazione dovrà valutare il ritorno dell’evento organizzato, supportato o partecipato in coerenza con gli interessi statutari e istituzionali della Fondazione nell’ottica di effettivo ed efficace supporto di quest’ultimi alla destinazione Arezzo in ambito turistico. Per ogni evento la squadra di valutazione dovrà valutare tramite la ricezione e la valutazione di indici obiettivi o stimabili in via tecnica, l’incidenza dell’evento nel sistema Turismo Arezzo e proporne l’eventuale riproposizione alle stesse condizioni al soggetto organizzatore per l’anno successivo.

È intendimento della Fondazione istituire un indice che deve indicare il ritorno economico diretto e indiretto dell’evento sostenuto o organizzato. Tale indice dovrà tenere conto dell’investimento e del suo ritorno diretto e indiretto stimabile in via oggettiva tramite l’individuazione di indicatori di performance turistica. Questo indice così come sarà approvato dalla Fondazione diventerà uno degli elementi di valutazione che la Fondazione stessa utilizzerà nella predisposizione del catalogo eventi turistici annuale. E’ intendimento della stessa Fondazione andare a valutare con tale indice tutti gli eventi partecipati o supportati al fine di valutarne l’efficacia prima dell’approvazione del bilancio previsionale 2022. Gli eventi che avranno il migliore indice di Performance, ove vi siano le necessarie risorse a bilancio, potranno non ripresentare la propria candidatura per gli anni 2022 e 2023, infatti le call per gli anni citati, saranno dunque integrative del catalogo eventi solo nel caso in cui vi siano delle ulteriori risorse da investire.