AVVISO DI INDAGINE DI MERCATO
SERVIZIO DI STEWARD E CONTROLLO ACCESSI PER “AREZZO CITTÀ DEL NATALE 2025”
FONDAZIONE AREZZO INTOUR
Sede legale: Via Albergotti 13
52100 Arezzo
P.IVA/C.F.: 92089510512
PEC: arezzointour@pec.it
PREMESSE
La Fondazione Arezzo Intour, in qualità di ente organizzatore della manifestazione “Arezzo Città del Natale 2025”, intende procedere all’affidamento diretto del servizio di steward e controllo accessi mediante indagine di mercato informale, ai sensi dell’art. 50, comma 1, lett. b) del D.Lgs. 36/2023 e dell’art. 2 dell’Allegato II.1 del medesimo decreto.
La presente indagine ha carattere esplorativo e non costituisce procedura di gara, ma è finalizzata esclusivamente all’acquisizione di manifestazioni di interesse e preventivi per individuare l’operatore economico più idoneo per l’affidamento diretto.
OGGETTO DELL’APPALTO
Denominazione evento:
AREZZO CITTÀ DEL NATALE 2025 – 10^ edizione
Periodo di svolgimento:
15 novembre 2025 – 6 gennaio 2026 (42 giorni di impegno stimato)
Ubicazione:
Parco del Prato – Arezzo e aree limitrofe
Orari manifestazione:
Indicativamente 10:00 – 21:00 (dal giovedì alla domenica fino al 14 dicembre, poi tutti i giorni)
Caratteristiche dell’evento:
- Coefficiente di rischio: 16 (livello moderato secondo algoritmo Maurer)
- Tipologia: Intrattenimento con attrazioni multiple
- Presenza: vendita/consumo alcol, bambini, anziani, disabili
- Attrazioni: ruota panoramica, attrazioni varie, mercatino, spettacoli di luce
- Affluenza stimata: <5000 partecipanti con densità 1-2/mq
PRESTAZIONI RICHIESTE
Il servizio comprende la fornitura di personale steward qualificato per l’intera durata della manifestazione secondo le seguenti specifiche:
DOTAZIONE COMPLESSIVA:
- ORE TOTALI STIMATE: 1.500 ore circa
- IMPORTO COMPLESSIVO A BASE DI GARA: € 23.000,00 (IVA esclusa)
DISTRIBUZIONE TEMPORALE STIMATA:
- Novembre 2025: circa 330 ore
- Dicembre 2025: circa 970 ore
- Gennaio 2026: circa 200 ore
ARTICOLAZIONE DEL SERVIZIO STIMATA:
- Giorni feriali: 1-2 steward (4-6 ore/giorno)
- Weekend normali: 5-6 steward (11 ore/giorno)
- Weekend di punta: 6-7 steward (11 ore/giorno)
- Giorni festivi: 5-6 steward (8-11 ore/giorno)
- Estensioni orarie: 7:00-10:00 e 21:00-24:00 per weekend speciali
MANSIONI SPECIFICHE:
- Controllo accessi alle diverse aree dell’evento
- Assistenza e orientamento del pubblico verso le attrazioni
- Gestione flussi verso Villaggio Tirolese, Casa di Babbo Natale, LEGO House
- Coordinamento con servizi antincendio, sanitario e volontariato
- Assistenza specifica a famiglie, anziani e disabili
- Controllo sicurezza in presenza di vendita/consumo alcol
- Presidio presso sedi museali e punti strategici
- Gestione eventi speciali (Capodanno, Epifania)
REQUISITI DEGLI OPERATORI
Requisiti normativi obbligatori:
- Iscrizione del personale negli elenchi prefettizi come addetti ai servizi di controllo delle attività di intrattenimento e spettacolo
- Formazione specifica per luoghi aperti al pubblico secondo normativa vigente
- Possesso di tutti i requisiti previsti dall’art. 94 del D.Lgs. 36/2023 (cause di esclusione)
Esperienza richiesta:
È richiesta comprovata esperienza nella gestione di manifestazioni complesse di lunga durata analoghe ad Arezzo Città del Natale, con particolare riferimento a:
- Eventi natalizi/invernali di durata superiore ai 30 giorni
- Manifestazioni con presenza di attrazioni meccaniche e ludiche
- Eventi con affluenza familiare e gestione di flussi misti
- Servizi in contesti con vendita/consumo di bevande alcoliche
- Gestione di eventi speciali e festività
DOCUMENTAZIONE DA PRESENTARE
1. OFFERTA ECONOMICA
Il preventivo dovrà specificare:
- Prezzo orario proposto per singolo steward (€/ora) – Base di riferimento € 14,00/ora
- Eventuale maggiorazione per giorni festivi
- Costi aggiuntivi per coordinamento/supervisione
- Costi per servizi aggiuntivi presso attrazioni specifiche
- Importo complessivo per l’intero periodo
2. ELENCO NOMINATIVO DEL PERSONALE
OBBLIGATORIO: Deve essere presentato l’elenco completo dei nominativi del personale che sarà impiegato nel servizio, comprensivo di:
- Nome, cognome e codice fiscale di ciascun operatore
- Titoli prefettizi necessari per ogni addetto
- Numero e data del decreto di nomina rilasciato dalla Prefettura competente
- Copia dei documenti di riconoscimento del personale
Tale documentazione dovrà essere inviata congiuntamente alla proposta per consentire alla Fondazione Arezzo Intour di effettuare le verifiche preliminari sui requisiti soggettivi del personale proposto.
3. ESPERIENZA SPECIFICA
Documentazione comprovante l’esperienza in manifestazioni complesse come Arezzo Città del Natale:
- Referenze di eventi analoghi gestiti negli ultimi 3 anni
- Dettaglio delle mansioni svolte e risultati ottenuti
- Attestati di buona esecuzione rilasciati da enti pubblici/privati
4. DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
- Visura camerale aggiornata
- DURC regolare
- Polizza RC professionale (massimale minimo € 500.000)
- Dichiarazione art. 94 D.Lgs. 36/2023 (assenza cause di esclusione)
5. REQUISITI MEPA PER LA PARTECIPAZIONE
Gli operatori economici che intendono presentare manifestazione di interesse devono comunicare nell’offerta:
a) ISCRIZIONE AL MEPA:
- Codice identificativo dell’operatore economico sul Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) se già iscritto
- Categoria merceologica di iscrizione pertinente al servizio richiesto
- In caso di mancata iscrizione al MEPA, dichiarazione di impegno a perfezionare l’iscrizione prima della stipula del contratto
b) SOCCORSO ISTRUTTORIO:
In conformità alla consolidata giurisprudenza amministrativa, la mancata iscrizione al MEPA al momento della presentazione dell’offerta non comporta esclusione, ma sarà oggetto di soccorso istruttorio. L’operatore non iscritto dovrà perfezionare l’iscrizione entro i termini che saranno comunicati dalla Fondazione.
FINALIZZAZIONE CONTRATTUALE
A seguito dell’affidamento, il contratto sarà perfezionato attraverso gli strumenti del Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA), ai sensi dell’art. 50, comma 1, lett. b) del D.Lgs. 36/2023.
OPERATORI NON ANCORA ISCRITTI
Gli operatori non iscritti al MEPA al momento della presentazione dell’offerta:
- NON saranno esclusi dalla valutazione
- Dovranno completare l’iscrizione prima della stipula del contratto
- Riceveranno specifica comunicazione per il perfezionamento dell’adempimento
- La mancata regolarizzazione entro i termini assegnati comporterà la decadenza dall’affidamento
PRINCIPIO DI MASSIMA PARTECIPAZIONE
La presente procedura è ispirata al principio di massima partecipazione, pertanto la mancata iscrizione al MEPA non costituisce causa di esclusione ma elemento soggetto a regolarizzazione mediante soccorso istruttorio.
VALUTAZIONE DELL’AFFIDAMENTO DIRETTO
PRINCIPI DI VALUTAZIONE
La Fondazione Arezzo Intour procederà alla valutazione delle manifestazioni di interesse ricevute applicando i seguenti principi:
1. Principio del Risultato
La scelta del contraente avverrà con la massima tempestività, ricercando il miglior rapporto tra qualità e prezzo, nel rispetto dei principi di legalità, trasparenza e imparzialità.
2. Principi Generali
L’affidamento rispetterà i principi generali di cui agli artt. da 1 a 11 del D.Lgs. 36/2023, inclusi:
- Principio di trasparenza e leale collaborazione
- Principio di accesso al mercato
- Principio di rotazione degli operatori economici
- Principio del risultato con massima tempestività
3. Discrezionalità Motivata del RUP
La valutazione sarà condotta con discrezionalità tecnica dal Responsabile Unico del Procedimento, che dovrà motivare adeguatamente la scelta del contraente.
MODALITÀ DI VALUTAZIONE
FASE 1: VERIFICA DEI REQUISITI
Controllo preliminare (PASS/FAIL):
- Completezza documentazione amministrativa richiesta
- Possesso dei titoli prefettizi per tutto il personale proposto
- Validità delle certificazioni e requisiti tecnico-professionali
- Regolarità contributiva e assicurativa
FASE 2: VALUTAZIONE SOSTANZIALE
La Fondazione valuterà le manifestazioni di interesse considerando:
- A) Idoneità Tecnica e Professionale
- Completezza e qualità del personale proposto
- Esperienza specifica in manifestazioni analoghe
- Adeguatezza del piano operativo presentato
- Capacità organizzativa dimostrata
- B) Congruità dell’Offerta Economica
- Ragionevolezza del prezzo proposto
- Sostenibilità economica per l’intero periodo
- Trasparenza nella composizione dei costi
- Assenza di prezzi anomali
- C) Affidabilità del Fornitore
- Qualità delle referenze fornite
- Solidità organizzativa dell’operatore
- Capacità di garantire continuità del servizio
- Rispetto degli obblighi di riservatezza
OBBLIGHI DI RISERVATEZZA E DIVIETO COMUNICAZIONI
CLAUSOLA SPECIALE – TUTELA DELL’IMMAGINE
Il Fornitore e tutto il personale impiegato sono soggetti a:
Divieto Assoluto di Comunicazione
- VIETATO rilasciare dichiarazioni a stampa, media, social network
- VIETATO comunicare informazioni sull’evento a giornalisti
- VIETATO divulgare dati organizzativi, logistici o economici
Riservatezza delle Informazioni
- Tutte le informazioni acquisite sono proprietà esclusiva della Fondazione Arezzo Intour
- Obbligo di segretezza su ogni aspetto organizzativo
- Divieto di trasmissione a terzi di qualsiasi notizia
Sanzioni per Violazione
- Penale di € 1.000,00 per ogni comunicazione non autorizzata
- Risoluzione immediata del contratto in caso di violazione grave
- Risarcimento danni all’immagine della Fondazione
MODALITÀ DI PRESENTAZIONE
Termine di presentazione:
27 ottobre 2025 ore 18:00
Modalità di invio:
- PEC: arezzointour@pec.it
- Oggetto: “Indagine mercato steward Arezzo Città del Natale 2025”
Formato richiesto:
Documentazione in formato PDF firmata digitalmente dal legale rappresentante, comprensiva dell’elenco nominativo del personale con titoli prefettizi.
INFORMAZIONI ECONOMICHE
Importo a base di gara dell’affidamento:
€ 23.000,00 IVA esclusa (base d’asta di riferimento)
Parametri di riferimento:
- Prezzo orario indicativo: € 14,00/ora
- Ore totali stimate: circa 1.500 ore complessive
- Durata contrattuale: 53 giorni
Modalità di pagamento:
- Fatturazione: mensile posticipata
- Liquidazione: entro 30 giorni dalla presentazione della fattura
- Anticipazione: non prevista
- Revisione prezzi: non ammessa per la durata contrattuale
RESPONSABILI DEL PROCEDIMENTO
Responsabile Unico del Procedimento (RUP):
Dott. Rodolfo Ademollo
- Qualifica: Direttore della Fondazione Arezzo Intour
- Ruolo: Responsabile per la valutazione e selezione del contraente
- Contatti: r.ademollo@arezzointour.it
Responsabile dell’Esecuzione del Contratto (REC):
Dott. Gianluca Motroni
- Qualifica: responsabile esecutivo
- Ruolo: Responsabile del controllo dell’esecuzione contrattuale
- Contatti: g.motroni@arezzointour.it- Tel: 0575/1696302
DURATA E CLAUSOLE FINALI
Durata del contratto:
Dal 15 novembre 2025 al 6 gennaio 2026
Clausole finali:
- La presente indagine non comporta alcun vincolo per la Fondazione
- La Fondazione si riserva di non dare seguito alla procedura
- Non sono ammessi preventivi con validità inferiore a 60 giorni
- È garantito il trattamento dei dati personali secondo GDPR 679/2016
- L’omessa presentazione dell’elenco nominativo del personale comporta l’esclusione automatica dalla valutazione
- Le decisioni della Fondazione sono inappellabili
- Per controversie è competente il Foro di Arezzo
IL RESPONSABILE UNICO DEL PROCEDIMENTO
Dott. Rodolfo Ademollo
Direttore Fondazione Arezzo Intour
